Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Lösung zur Verwaltung der enorm wachsenden Datenbestände von Unternehmen und Freiberuflern.


Ein wesentlicher Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems sind die:


• visualisierte Ordnungsstruktur
• Versionierung der Dokumente
• datenbankgestützte Verwaltung zur Dokumentensuche


Das bedeutet betriebswirtschaftlich betrachtet für Sie:

• sicheren Zugriff auf den  gemeinsamen Datenbestand
• klare Strukturen und Rechte (Informationssicherheit und Datenschutz)
• jederzeit Zugriff auch auf Altdatenbestände
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
• Verhindern von Redundanzen
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren) mit   
   der Option der revisionssicheren Archivierung

Dokumentenmanagementsysteme sind effizienter als jede Ordnerstruktur oder Dateiablage. Die virtuelle Aktenumgebung liefert in sekundeschnelle das entsprechende Objekt. Sie können Dokumente mehreren Akten zuweisen, ohne Redundanzen zu erzeugen. Zusammengenommen erreichen Sie durch ein Dokumentenmanagementsystem eine raumsparende, durchsuchbare und nach Ihren Bedürfnissen strukturierte computergestützte Dokumentenablage.


Dokumentenmanagementsystem - Zugriffe

Im Unterschied zur Arbeit mit Papierordnern, die nur in einem Raum nutzbar sind, im schlimmsten Fall zur Bearbeitung entfernt und nur durch einen Bearbeiter nutzbar sind, bietet ein digitales Dokumentenmanagementsystem direkten zugriff vom Arbeitsplatz aus auf Ihr Dokument  ohne es dem System zu entziehen. Dokumente können in Anlehnung an Ihre Arbeitsabläufe vordefinierte Stationen durchlaufen und so ohne Zeitverzögerung durch Transport abgearbeitet werden.
Da Ihre Datenbestände mit in einem Dokumentenmanagementsystem zentral gespeichert werden, wird Ihnen hiermit jederzeit der Zugriff innerhalb Ihres Datennetzwerks auf Ihre Akten ermöglicht.

Über getunnelte VPN Verbindungen können Außenstellen und Heimarbeitsplätze Akten und Dokumente einsehen und neue Dokumente einstellen. Der Außendienstmitarbeiter kann über VPN Clients für mobile Endgeräte ebenfalls in Ihr Dokumentenmanagementsystem integriert werden.

Geschützt gegen unbefugte Zugriffe.


Ein weiterer wichtiger Aspekt im Bezug auf den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems ist
die Reduzierung der Datenverlustmöglichkeiten durch die zentrale Datenspeicherung,  die durch eine entsprechende Dimensionierung des Datenspeichers die Ausfallwahrscheinlichkeit stark minimiert. Statt Daten dezentral zu sichern und zu archivieren kann dies nun zentral auf Revisionssichere Datenträger geschrieben werden.

Dokumentenmanagementsystem – Einsatzgebiete

Ob durch  Digitalisierung auf Papier publizierter Dokumente in elektronische Form gebracht oder direkt durch Programme erstellte   Dateien: Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet und verteilt jede Art
elektronischer Daten. Dabei sind Dokumentenmanagementsysteme mächtige Werkzeuge die an Ihre Arbeitsabläufe und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können.